Geschäft optimieren
Wir optimieren Abläufe
Reduktion von Prozesszeiten und Kosten
Warum erheben wir Geschäftsprozesse?
Bei der Erhaltung der Handlungsflexibilität, sei es in der Verwaltung oder operativem Betrieb, ist einer der wichtigsten Hebel für die Effizienzsteigerung von Organisationen das systematische Management von Geschäftsprozessen. Hierzu dienen die Geschäftsprozessanalyse und die Geschäftsprozessoptimierung. Im Zuge der Geschäftsprozessoptimierung werden die Effizienzsteigerungspotenziale Ihrer Verwaltung insgesamt oder im ausgesuchten Untersuchungsraum gehoben. Gemeinsam werden Ihre Prozesse so optimiert, dass Informationen zukünftig besser fließen können, Verantwortlichkeiten, Schnittstellen und Aufgabengebiete klar definiert.
Das führt unter dem Strich zu einer deutlichen Reduktion von Prozesszeiten und Kosten sowie einer erhöhten Konzentration auf die eigentliche Wertschöpfung und Kernprozesse – auch in Ihrer Organisation. Zunächst erscheint es unerlässlich, eine strategische Priorisierung der Geschäftsprozesse vorzunehmen. Nicht alle Geschäftsprozesse tragen in gleicher Weise zum strategischen Erfolg bei. Dies wird erfahrungsgemäß bei vielen Projekten übersehen und man beginnt mit der Optimierung relativ nachrangiger Geschäftsprozesse.
Des Weiteren ist es notwendig den Zusammenhang zwischen den strategischen Kernkompetenzen und den wesentlichen Geschäftsprozessen Ihrer Organisation herzustellen, bevor Detailoptimierungen gestartet werden. Geschäftsprozesse sind ein exzellenter Hebel, um die strategischen Kompetenzen einer Organisation – also das, was man wirklich qualitativ und quantitativ leisten muss – dauerhaft im operativen Betrieb oder der Kommune zu verankern.
Was ist unter Geschäftsprozessanalyse und -optimierung zu verstehen?
Das Bündel von Aktivitäten und Aufgaben wird als Prozess definiert. Diese werden durch einen oder mehrere Inputs ausgelöst. Das Ende dieser Prozesskette hält ein werthaltiges Ergebnis bereit. Der Geschäftsprozess ist demnach auch auf die Kommune übertragbar. Der Geschäftsprozess ist die Abfolge der Aufgaben die zur Erstellung bspw. eines Verwaltungsaktes notwendig sind.
Dabei lassen sich die Prozesse in Kern-, Unterstützungs- und Führungsprozesse unterteilen. Die Beschreibung der Geschäftsprozesse soll die dahinterliegenden Strukturen sichtbar und messbar werden lassen. Über die Geschäftsprozessoptimierung (GPO) sollen sämtliche Aktivitäten und Entscheidungen, welche zur Verbesserung bestehender Geschäftsprozesse beitragen, entwickelt werden. Diese Optimierung ist insbesondere dann notwendig, insofern die bisherigen Abläufe durch Veränderungen, Irritationen in den Abläufen oder Wechseln der Prozessverantwortlichen ausgelöst werden. Sofern der Kommune bereits wesentliche KPIs vorliegen, könnten und sollten diese in die Betrachtung der bisherigen und zukünftigen Geschäftsprozesse einfließen.
Welche Ziele werden mit der Geschäftsprozessoptimierung verfolgt?
Dass sich die kommunale Welt rapide verändert ist unbestritten. Die immer stärker werdenden, auf die kommunale Ebene durchschlagenden Trends des demografischen Wandels und mit ihr einhergehende Verknappung von Personal in Qualität und Quantität, die Digitalisierung oder sich verändernde Kundenanforderungen sorgen dafür, dass die von den Kommunen abgefragten „Dienstleistungen“ ständig optimiert werden müssen. Dieser „Optimierungszwang“ hat Auswirkungen auf die kommunalen Aufbauorganisationen und ihrer Abläufe.
Statt „bloßer“ hierarchischer Abläufe kann eine Prozessorientierung etabliert werden. Diese basiert eben nicht mehr auf den strukturellen Markern von Über- und Unterordnung oder Funktion. Vielmehr sind die Organisation und die in ihr stattfindenden Prozessabläufe im Fokus.
Gerade diese Prozessabläufe haben einen unmittelbaren Einfluss auf die Kosten, Qualität und Durchlaufzeiten der einzelnen „Dienstleistung“ in der Verwaltung.
Im Ergebnis soll die Geschäftsprozessoptimierung dazu beitragen, dass Kosten sowie Durchlaufzeiten optimiert und die Qualität der Leistung verbessert werden. Um dieses Ergebnis zu erreichen, müssen strukturierte und standardisierte Prozesse entwickelt werden. Darüber hinaus sind alle Prozesse darauf auszurichten, dass diese zu einer Steigerung der organisatorischen Flexibilität, definierten Zuständigkeiten und einem verbesserten Verantwortungs- und Ergebnisbewusstsein in der gesamten Organisation beitragen.
Geschäftsprozessoptimierung – Von der Funktions- zur Prozessorientierung
Funktionsorientierung
- Bereichsdenken
- Viele Schnittstellen
- Teiloptimum
- Hoher Steuerungsaufwand
Prozessorientierung
- Bereichsübergreifendes Denken
- Schnittstellenreduzierung
- Gesamtoptimum
- Effiziente und effektive Abläufe
Die wichtigsten Leistungen auf einen Blick
- Konzeption des Projektablaufs, Identifikation und Priorisierung der vorrangigen Leistungsprozesse
- Strukturierte Aufnahme der ausgewählten Prozesslandschaft, Moderation von Workshops zur Prozessaufnahme, IST-Analyse und methodenbasiertes SOLL-Prozessdesign
- Fundierte Aussage zur Prozessqualität und Beratung über Weiterentwicklungspotenziale u.a. auf Basis der Erfahrung aus anderen Organisationen
- Überprüfung und Bewertung des Prozesses auf Sinnhaftigkeit, Prozessqualität, Anteil der Wertschöpfung etc.
- Aufzeigen von Verbesserungsansätzen – um Prozesse selbst und auch von außen
Sie haben noch Fragen? Kontaktieren Sie uns und wir helfen Ihnen gerne weiter.
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