Fallstudie einer Organisationsuntersuchung

Ausgangslage – Was ist die Aufgabe einer Organisationsuntersuchung?

Eine Kommune beabsichtigt in ihrem Fachbereich Bauwesen (wesentliche bearbeitete Produkte: Räumliche Planung und Entwicklung, Natur- und Landschaftspflege, Geoinformation, Verkehrsflächen und -anlagen. ) eine Organisationsuntersuchung mit Personalbemessung durchführen zu lassen.

Als Ziele vorgesehen sind die Ausrichtung der Organisation an den noch festzulegenden Zielen (pflichtige/freiwillige Leistungen) sowie die Beurteilung über den daraus abgeleiteten zukünftigen notwendigen Personalbedarfs in Quantität und Qualität. Darüber hinaus sollen Vorschläge zur Verbesserung der Aufbau- und Ablauforganisation inkl. dazu notwendiger Lösungen der Informations- und Kommunikationstechnik beispielsweise hinsichtlich der OZG-Umsetzung erfolgen.

Ablauf und Methoden – Wie funktioniert eine solche Organisationsuntersuchung?

In der Regel besteht der Wunsch der Führungskräfte, über einen vertiefenden Austausch in das Projekt zu starten. Hernach startet das Projekt in einem Vorgespräch mit dem Bürgermeister und dem Fachbereichsleiter des zu untersuchenden Fachbereichs. In diesem Vorgespräch werden zunächst die angestrebten Ziele besprochen, festgelegt und validiert die Methoden und der Ablauf sowie der Zeitplan grob festgelegt. Auch wird ein Lenkungskreis (Entscheidungsgremium) noch vor Projektbeginn initialisiert. Insbesondere Zeitpläne haben ihre Tücken. An dieser Stelle sei an unvorhergesehene Ereignisse wie die Coronapandemie hingewiesen.

In einem nächsten Schritt werden durch uns die Mitarbeiter des zu untersuchenden Fachbereichs in einer ca. zweistündigen Auftaktveranstaltung einem Roundtable über Ziele, Ablauf und Methoden der Untersuchung informiert und sprechen bereits offen bekannte Rahmenbedingungen an. Sofern es dem Projekt zuträglich ist, binden wir die Mitarbeiter über einen Roundtableworkshop ein und validieren die im Vorgespräch benannten Ziele, Rahmenbedingungen, Herausforderungen und Möglichkeiten. Auch die Möglichkeit einer regelmäßigen Projektsprechstunde mit dem Projektteam wird besprochen und das Verfahren hierzu erläutert.

Parallel hierzu werden die GE/CON typischen Erfassungsbögen (Tätigkeitskataloge) mit den Führungskräften abgestimmt und den Mitarbeitern zur Verfügung gestellt, durch diese bearbeitet und an GE/CON zur Auswertung zur Verfügung gestellt. Auch wird eine Vielzahl von Daten (Beispielsweise Dienstanweisungen) durch GE/CON abgefragt und verwertet. Darauf folgend wird GE/CON mit den Mitarbeitern Personalinterviews durchführen und die aus den Erfassungsbögen gewonnenen Erkenntnisse vertiefen. Die interviewten Mitarbeiter erhalten zur Vorbereitung einen Interviewbogen. Im Interviewgespräch ergibt sich die Möglichkeit einen vertieften Einblick in den Aufbau und die Abläufe der Verwaltung zu erhalten. Zum Ende dieser Bestandsaufnahme tritt zusammen, um die Ergebnisse zu würdigen. Als darauf folgenden Auftrag steigt das Projekt in eine Potenzial und Kozeptionsphase ein. In dieser werden die auf Basis der zu Beginn geäußerten Ziele mit einer Organisationspotenzialen verknüpft. Im Nachgang zu dieser Phase führten wir eine Personalbemessung durch. Wir vergleichen dabei die Stellenpläne vergleichbarer Verwaltungen in Bezug auf den Personaleinsatz. Zusätzlich nutzen wir Vergleichskennzahlen von der KGSt, den Rechnungshöfen oder anderen Studien. Sofern gewünscht ist auch eine individuelle Stellenbemessung je Stelle in der Verwaltung (Rechenverfahren=analytische Stellenbemessung) durchgeführt worden.

Als darauf folgenden Auftrag steigt das Projekt in eine Potenzial- und Kozeptionsphase ein. Parallel dazu führten wir eine Personalbemessung durch. Wir haben Stellenpläne vergleichbarer Verwaltungen in Bezug auf den Personaleinsatz untersucht, Vergleichskennzahlen von der KGSt, den Rechnungshöfen oder anderen Studien. Auf Wunsch wurde eine individuelle Stellenbemessung in der Organisationseinheit (Rechenverfahren=analytische Stellenbemessung) durchgeführt.

In zwei Schnittstellenworkshops mit den der Organisationseinheit zugeordneten Mitarbeitern haben wir auf Basis unserer Geschäftsprozessanalyse die für die Verwaltung relevanten Aufgaben identifiziert und deren Rahmenbedingungen und Abläufe aufgenommen. Mögliche Verbesserungsmaßnahmen haben im Rahmen der Neustrukturierung zu erfolgen.

Projektabschluss der Organisationsuntersuchung

Das Projekt endet mit einem Gutachten in Präsentationsform sowie darin enthaltenen umsetzungsfähigen Erkenntnissen und Empfehlungen für die Kommune. Das Gutachten gibt in strukturierter Weise wieder, an welchen Stellen die Organisationseinheit wie aufgebaut ist und welche Maßnahmen zur Verbesserung in welcher Reihenfolge erfolgen sollten.

Unser Team stellt das Projekt und die Empfehlungen zum Projektende ebenfalls in den internen Gremien (inkl. Politik) vor und unterstützt nach Bedarf bei der Umsetzung.

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