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Was Organisationsberatung konkret bedeutet

Das Spektrum, mit dem Organisationen in den Kommunen weiterentwickelt werden können, ist vielfältig und bunt. Für eine vertiefende Befassung können Sie hier einige weiterführende Informationen erhalten. Eine Organisationsberatung gibt Ihnen in der Regel einen Aufschluß über den aktuellen Zustand Ihrer Verwaltung.

Die Aufgaben der kommunalen Verwaltungen und seiner operativen Einheiten befinden sich im ständigen Wandel.  Dieser beständige Wandel hat kurz und mittelfristig in mehr oder weniger nachvollziehbarer Weise Auswirkungen auf eben jene Organisationen.  – Im Rahmen einer Organisationsberatung werden Ziele vereinbart und die Rahmenbedingungen des Wandels berücksichtigt.

Der Druck auf die Organisationen nimmt insbesondere dann zu, wenn sich die inneren und äußeren Anforderungen an die kommunalen Organisationen verändern. Digitalisierung, Amazonmentalität und die höhere Komplexität der Aufgaben besitzen ein hohes Veränderungspotenzial 

Spätestens dann, wenn der Veränderungsdruck unausweichlich wird, empfiehlt es sich zu prüfen, ob die aktuellen Strukturen und Abläufe den Veränderungsdruck überhaupt noch aushalten oder in Zukunft überhaupt gerecht werden könnte.

Dabei ist es unerheblich, ob der Veränderungsdruck „nur“ einen Teilbereich oder die gesamte Organisation betrifft, mit Hilfe unserer methodisch fundierten Organisationsanalysen unterstützen wir Sie bei der Identifikation von organisatorischen Schwachstellen sowie den passenden Optimierungspotenzialen.

Die Besonderheiten unserer Organisationsanalysen liegen neben der Erhebungsmethodik des Datengerüstes darin, dass wir grundsätzlich zu Beginn einer jeden Organisationsanalyse vorab die zu erreichenden Ziele definieren. Nur so gewährleisten wir, dass erreichbare Ziele nicht erst im Laufe der Organisationsanalyse „entdeckt“ oder definiert werden, sondern schon zu Beginn Auftrag und Wegmarken der Organisationsanalyse darstellen.

Unsere Leistungen:
  • Zieldefinition und strategische Ausrichtung
  • Analysekonzeption: Festlegung der Analyseinstrumente (z. B. Geschäftsprozessanalyse, Interviewserien, Dokumentenanalysen, Shadowing, Workshops) sowie zeitliche/organisatorische Planung
  • Initiierung der Analyse:  Gremien- und Mitarbeiterinformation, strukturierte Abfrage von Analysedokumenten
  • Inkludierende Durchführung der Organisationsanalyse unter adäquater Einbeziehung der Mitarbeiterschaft
  • Ergebnisdokumentation 
  • Planung und Durchführung von Abschlussveranstaltungen für Gremien und Mitarbeiterschaft

Kaum etwas ist heute noch so wie es morgen abgefragt werden wird. Hieraus ergeben sich enorme Veränderung. 

Wie müssen wir uns also aufstellen, um auch noch morgen die Leistung unter sich verändernden Rahmenbedingungen erbringen zu können, die dann von uns abgefragt werden. Die „neuen“ Trends in der Arbeitswelt, wie z. B. „New-Work“, „Homeoffice“ oder das Konzept der „Shared-Spaces“ können Gründe dafür sein, die bestehende Organisation weiterzuentwickeln.

Doch wie gelingt es, die notwendigen Optimierungspotenziale freizusetzen? Die Antwort ist simpel, doch allumfassend und mit einem gewissen Maß an Aufwand verbunden. Es bedarf einer zielgerichteten Entwicklung der Ablauf- und Aufbauorganisation. 

Auf Basis einer der die Organisation umgebenen Analyse der Rahmenbedingungen sickern wir vom Allgemeinen ins Spezielle ein. Wir fragen uns: Warum müssen wir uns anders aufstellen und was bedeutet das für unsere Organisation. Entlang dieser Fragen orientieren wir uns bei der umfassenden Analyse von Aufgabenportfolios, Prozessen und Strukturen  Ihrer Organisation.

Gemeinsam mit Ihnen legen wir Maßnahmen für die erfolgreiche Weiterentwicklung Ihrer Organisation fest.

Unser Team begleitet Sie bei der Umsetzung und Implementation der zur Zielerreichung notwendigen Maßnahmen. Aus der Erfahrung heraus zeigt sich, dass die frühzeitige Einbeziehung der Mitarbeiter maßgeblichen Anteil auf deren Motivation besitzt. Es ist deshalb entscheidend, die Mitarbeiter zu aktivieren und dort abzuholen, wo diese sich befinden.

Unsere Leistungen:
  • Definition der Entwicklungsziele
  • Entwicklung und Konzeption von Umsetzungsplänen unter Maßgabe der von Wirtschaftlichkeit und der Fähigkeit zur Realisation
  • Aktivierung und Einbindung der Mitarbeiter
  • Moderation von  Mitarbeiterveranstaltungen 
  • Mediation
  • Umsetzungsbegleitung und Coaching
  • Umsetzungscontrolling und -evaluation

Nach Max Webers Definition von 1922 gibt es grundsätzlich vier Führungsstile. Den Patriarchalischen, den Autokratischen, den Bürokratischen, den Charismatischen. Alle Führungstypen sind Archetypen. Wichtig zu wissen ist dabei nicht, welchen Führungstypen die Führungskraft entspricht. Wichtig ist zu hinterfragen, ob die Führungskraft in ausreichendem Maße auf ihre Führungsaufgabe vorbereitet wurde. Sehr häufig erleben wir, dass Führungskräfte unvorbereitet, bzw. nicht genügend vorbereitet in eine neue Rolle schlüpfen müssen, ohne das passende Rüstzeug dafür im Gepäck zu haben.

Dabei ist das Thema Führung eines der komplexesten und schwierigsten überhaupt, denn es umschließt nicht nur „Dröge“ Fachthemen, sondern sie kombiniert diese mit Menschen. Menschen, die geführt werden wollen, um die bestmöglichen Resultate für ihre Organisation zu erzielen.

Unsere Leistungen:
  • Entwicklung von Handlungsmustern zum Führen von Mitarbeitern und Teams 
  • Entwicklung einer eigenen Vorstellung, bzw. Einordnung des Themas Führung für die Führungskraft selbst (Leitbildentwicklung)
  • Einordnung des eigenen Führungsstils in die Kultur der Organisation
  • Instrumente zur Entwicklung von Führungskräften
  • Definition von zu delegierenden Aufgaben.
  • Definition der Ziele von „guter“ Führung
  • Entwicklung von Projektmanagementfähigkeiten
  • Entwicklung von Tools und Vorlagen als Führungsunterstützung
  • Weiter zum Thema Coaching und Personalentwicklung

Haben die entwickelten und umgesetzten Maßnahmen eigentlich und überhaupt Erfolg? Konnten wir die Menschen, die von unseren Veränderungsvorschlägen betroffen sind, erreichen und haben wir bereits Veränderungen in der Organisation anstoßen können? Im Rahmen einer Ergebnisevaluation sollen diese und andere Fragen geklärt werden. 

Ziel der Ergebnisevaluation ist es, sicherzustellen, dass der eingeschlagene Weg auf Basis der Organisationsuntersuchung tatsächlich die angestrebten Ziele erreicht.

Wir bieten Ihnen:
  • Verschiedene Evaluationsformen; bspw. Online-Befragungen, Mitarbeiter-/Experteninterviews, Workshops oder Datenanalysen
  • Begleitende Evaluation von/bei Pilotprojekten
  • Planung, Organisation, Moderation sowie notwendige Nachbereitungen von Terminen im Rahmen der Evaluation
  • Berichtserstellung über notwendige Maßnahmen zur Ableitung und Anpassung von Veränderungen

Viele Kommunen und kommunale Betriebe stehen regelmäßig vor der Herausforderung,  dass ihnen Wissen am Ende eines Arbeitslebens eines Mitarbeiters komplett verloren gehen.

Meistens liegt dies daran, dass das vorhandene Wissen nicht institutionalisiert wurde. Die ausscheidenden Mitarbeiter teilen, sichern oder dokumentieren ihr wertschöpfendes (Erfahrungs-)Wissen nicht in ausreichender und transparenter Form. 

Viel zu häufig schlägt der Arbeitsalltag durch und die für die Dokumentation notwendige Zeit wird nicht aufgebracht oder die für die Dokumentation notwendigen Werkzeuge sind nicht vorhanden oder werden nicht genutzt.

Es sind also mithin die unzureichenden Standards über das Teilen von Wissen, welche sehr häufig zu Doppelarbeiten, Schleifen und Ineffizienzen führen.

Wissensmanagement ist zumeist nicht institutionalisiert und wird in Verwaltungen und kommunalen Betrieben auch nur selten gemanagt.

Das Management dieses brachliegenden Wissens verlangt Verwaltungen und Unternehmen einiges ab. Das vorhandene Expertenwissen  ist nämlich in den vielen Köpfen der Organisationen und wird beständig erweitert bzw. verändert. Hierbei ist es notwendig, dafür Sorge zu tragen, dass keine übermäßige Abhängigkeit von einzelnen Fachexperten besteht.

Unsere Leistungen:
  • Zieldefinition Wissensmanagement
  • Bereitstellung eines Verwaltungswikis
  • Identifikation der Möglichkeiten und Grenzen des vorhandenen Wissensmanagements
  • Identifikation von Wissenszielen
  • Ableitung eines konkreten Handlungsbedarfes
  • Entwicklung und Definition von Instrumenten eines geordneten Wissensmanagements auf Organisations-, Prozess- und IT-Ebene
  • Einführung und Begleitung  nachhaltiger Wissensmanagementinstrumente
  • Befähigung der Mitarbeiter im Umgang mit den Instrumenten (bspw. Key-Learning, Prozesse, etc.)
  • Vorbereitung, Umsetzung und/oder Begleitung des kulturellen Wandels, einer transparent teilenden Wissensorganisation
  • Evaluation eingeführter Maßnahmen und ggf. Nachsteuerung

Wer macht in unserer Organisation eigentlich was?  Welcher Tätigkeit wird durch wen wie lange nachgegangen und was passiert eigentlich am Ende des Prozesses?

Im Rahmen einer Prozessaufnahme werden diese Fragen geklärt.

Ziel soll es sein, über die Erhebung zu verstehen und nachvollziehbar aufzeichnen zu können, wie die Abläufe in Verwaltung und operativem Betrieb funktionieren. Die erhobenen Geschäftsprozesse werden visualisiert und vollständig dokumentiert.

Die Ergebnisse der Prozessaufnahme dienen letztlich dazu, die bestehenden Arbeitsabläufe zu verstätigen, diese auch neuen Mitarbeitern einer Organisation transparent und verständlich zu machen und dem Verlust von Wissen über unklare Prozessabläufe entgegenzuwirken. 

Durch die Klarheit im Prozess wird u.a. klar werden, welche Optimierungs- und/oder Digitalisierungspotenziale  bestehen. Diese Erkenntnis kann und sollte wiederum in die Organisation einfließen.

In regelmäßigen Abständen kommt es vor, dass bestehende Prozesse jedoch einer Optimierung bedürfen. Dabei kann die angestrebte  Prozessoptimierung verschiedene Ziele verfolgen.

Beispielsweise könnte die Erhöhung der Produktivität, die Senkung von Kosten, die Verbesserung, bzw die Definition von Qualität, die Reduzierung von Durchlauf- und Bearbeitungszeiten, die Vermeidung von Medienbrüchen oder  die Änderung eines Verfahrens  angestrebt werden.

Aufbauend auf einer Zieldefinition, die vor Beginn einer jeden Prozessaufnahme/ -optimierung aus unserer Sicht zu erfolgen hat, adaptieren und entwickeln wir auf Basis der durchzuführenden Prozessanalyse gemeinsam mit dem Auftraggeber die Möglichkeiten der Prozessoptimierung.

Unterstützend können  Interviews oder Workshops zur Zielerreichung durchgeführt werden.

Unsere Leistungen:
  • Zielbestimmung der Prozessanalyse und /-optimierung
  • Identifikation notwendigerweise zu überprüfender bzw. vorhandener Prozesse durch Workshops, Interviews, Fragebögen oder Arbeitsplatzanalysen
  • Entwicklung von Prozesslandkarten
  • Aufnahme und Dokumentation der IST-Prozesse
  • Toolunabhängige (grafische) Geschäftsprozessmodellierung nach standardisierten Modellierungssprachen
  • Festlegen und Ermitteln der Optimierungsziele und –potenziale
  • Einführung von Mustern zur kontinuierlichen Prozessverbesserung
  • Erstellung von SOLL-Prozessen
  • Umsetzung der Optimierung und notwendigen Veränderung
  • Verstetigung der Prozesse durch Transparenz und Bereitstellung des notwendigen Wissens
Viele Kommunen stehen vor der Herausforderung, anstehende Projekte nicht oder nicht ausreichend durch eigenes Personal betreuen zu können.
Dabei ist professionelles Projektmanagement eine der Stellschrauben, mit dessen Hilfe Kommunen sich selbst weiterentwickeln können.
 
Unser Leistungsportfolio umfasst neben dem professionellen Projektmanagement die Projektberatung und -steuerung.

Unsere Projektmanager begleiten Sie sowohl bei strategischen als auch operativen Aspekten Ihrer Vorhaben.

Unser Team unterstützt Sie ebenfalls bei der Einführung entsprechender Arbeitsweisen (klassisch/agil) und bei der täglichen Arbeit in agilen Modellen. Dies ermöglichen wir entweder durch unmittelbare Befähigung Ihrer Mitarbeiter oder über Beratung und Begleitung durch unsere Experten vor Ort.
 

Dabei befähigen sie Sie zur Umsetzung agiler und klassischer Arbeitsweisen. Sofern gewünscht, beraten und unterstützen wir Sie bei der Auswahl, Implementierung und langfristigen Nutzung adäquater Projektmanagementtools.

 
Unsere Leistungen:
  • Einführung eines Portfolio-Managements
  • Teilweise oder vollständige Umstellung der Organisation auf agile Arbeitsweisen
  • Planung, Definition und Einführung standardisierter Projektvorgehensmodelle
  • Planung und Durchführung verschiedener Projektmanagmentvorgehensweisen (klassich/agil/IT)
 
 

Change Management. Eines der „größten Begrifflichkeiten“ im Umfeld der Organisationsberatung.

Grundsätzlich meint der Begriff die Umsetzung ausgewählter Maßnahmen,  mit deren Hilfe Teile oder eine ganze Organisation tief greifend verändert werden sollen. Diese Veränderung soll einen  definierten Zielzustand herstellen.

Veränderungen in der Organisation, der Führung, der Zuteilung neuer Aufgaben oder die Zusammenlegung bislang eigenständiger Abteilungen, machen es notwendig, sich proaktiv mit dieser Veränderung auseinanderzusetzen. Diese Veränderungen sollten bereits aus Eigeninteresse vorausschauend gemanagt werden. 

Wie so häufig entscheidet der Mensch als nicht zu vernachlässigender Faktor den Erfolg eines Veränderungsprozesse. Dementsprechend gilt es, diese Menschen frühzeitig einzubinden und mitzunehmen.

Ohne die Unterstützung und Mitwirkung des Personalkörpers scheitern Veränderungsprozesse schon am Anfang. 

Mithilfe unseres Teams von erfahrenen Beratern gelingt Ihnen auch das komplexeste Change-Projekt.

Unsere Leistungen:
  • Definition des Change-Ziels. 
  • Darstellung und Einbettung die den Change-Prozess begleitende Rahmenbedingungen
  • Analyse von Veränderungssituationen und mit diesen verbundenen Risiken sowie Optimierungs- und Problemanalyse
  • Erarbeitung von Change-Maßnahmen und des begleitenden Umsetzungsprozesses
  • Planung, Durchführung und Moderation von Beteiligungsformaten mit den von  Veränderungen betroffenen Mitarbeitern
  • Ergebnisevaluation von Veränderungsmaßnahmen

Was ist ein guter Vergleichsmaßstab und wo stehen wir innerhalb dieses Maßstabs? Haben wir zu viele Beschäftigte oder gar zu wenig? Diese Fragen beschäftigen viele kommunal Verantwortliche. 

Um eine valide Einschätzung der Gesamtsituation über die Auskömmlichkeit des Personalkörpers zu erhalten, wird auf das sogenannte Benchmarking zurückgegriffen. Das Benchmarking ist ein systematischer und kontinuierlicher Prozess des Vergleichens von Produkten, Dienstleistungen und Prozessen.

Das Benchmarking dient somit der Möglichkeit, Vergleiche zwischen ähnlichen Verwaltungen oder kommunalen Unternehmen zu ziehen.

Hierdurch ist es beispielsweise möglich zu evaluieren, welche Maßnahmen sich wie auf Ihre Organisation auswirken könnten. 

Benchmark gibt demnach Aufschluss über Ergebnisse in vergleichbaren Organisationen. Sofern es jedoch weniger Vergleichskriterien gibt, ermöglicht das Benchmark einen Überblick und Status Quo über das untersuchte Vergleichsfeld.

Wir bieten Ihnen die folgenden Leistungen:
  • Planung, Auswahl und Definition von Vergleichskriterien
  • Auswahl passender Vergleichsorganisationen inkl. Beschaffung aller notwendigen Benchmarkdaten
  • Durchführung und Auswertung der Benchmarkanalyse
  • Einordnung der Benchmarkergebnisse und deren Verwertungsfähigkeit für Ihre Organisation
  • Ableitung von Handlungs- und Umsetzungsempfehlungen
  • Dokumentation, Präsentation und Besprechung der Ergebnisse des Benchmarks

Über kaum eine Organisationseinheit wird in der Kommune häufiger diskutiert, als über den kommunalen Bauhof, die Stadt- oder Gemeindewerke oder sonstige operative Einheiten der Kommune. 

Dabei stehen die Kommunen im Spannungsfeld, bei sich verengenden Haushaltsspielräumen und sich verändernden Rahmenbedingungen den Anforderungen bezüglich ihres Bauhofes als Kosten-, Wirtschafts- und Standortfaktor gerecht zu werden.

Bauhöfe tragen mit ihren Dienstleistungen erheblich zu dem Bild der betreffenden Gebietskörperschaft nach innen und nach außen bei. Nach innen gilt dies insbesondere für die Lebensqualität und Wohnumfeld-Attraktivität, die durch das Angebot an öffentlicher Infrastruktur (Straßen, Parkplätze, Grünanlagen, Sportanlagen, Spielplätze, Schulen, Pausenhöfe etc.) und dem jeweiligen qualitativen Zustand (Sauberkeit, Funktionsfähigkeit, Verfügbarkeit etc.) entschieden mitbestimmt werden. Gleiches gilt für die Außendarstellung gegenüber Investoren, Touristen oder Einkaufskunden für den Innenstadtbereich.

Bauhöfe sind  jedoch nicht alleinverantwortlich für den Umfang und Zustand öffentlicher Infrastruktur oder den von ihnen abverlangten Qualitätsstandard.

Diese Herausforderungen gilt es zu skizzieren und in in tragfähige Konzepte der Zukunft zu überführen. Dies gelingt insbesondere dann, wenn das Beraterteam auch in den Bauhöfen dieser Republik zu Hause ist.

Wir bieten Ihnen die folgenden Leistungen:

Das Wichtigste auf einen Blick

Unternehmen
  • Wir unterstützen Sie entlang des gesamten Projektes
  • Wir lassen Sie mit dem Beratungsergebnissen nicht allein
  • Wir unterstützen Sie bis in die Gremien
  • Wir holen Ihre Belegschaft dort ab, wo sie steht
  • Ihre Herausforderung ist unsere Aufgabe
  • Wir sprechen Ihre Sprache
  • Wir bringen jahrelange Erfahrung aus eine Vielfalt von Themen mit
  • Wir unterstützen Sie bei Ihrer persönlichen und organisatorischen Entwicklung                                                                                                                                                                    
Sie haben noch Fragen? Kontaktieren Sie uns und wir helfen Ihnen gerne weiter.

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So unterstützt Sie eine Organisationsberatung: Ein Beispiel

Die Bürgermeister einer mittelgroßen Verwatlung  beschließt, die Geschäftsprozesse innerhalb der Verwaltung zu ändern. Die Verwaltung, die bislang in der Mehrheit der Arbeit analog agierte, möchte „endlich“ die digitale Transformation beginnen.   Hierfür wird aus Sicht der Verwaltungsleitung gesamtheitliche und systematische Organisationsberatung nowendig, bei der die zu rate gezogenenen Berater alle Bereiche, Prozesse und Abhängigkeiten beleuchten. Der Einsatz externer Kräfte ist notwendig, da eine eigene Organsiationsabteilung nicht besteht.

Da die Kommunalberater einen partizipativen Ansatz verfolgen, werden zunächst mit den Führungskräften Ziele vereinbart, die Rahmenbedingungen in denen die Kommune handelt beschrieben und Herausforderungen skizziert. Anschließend sollen alle Mitarbeiter am Transformationsprozess teilhaben.

Hierbei begleiten die Kommunalberater die einzelnen Einheiten der Verwaltung (Fachbereiche, Fachgebiete, Teams, Abteilungen, Projektgruppen etc.), stehen ihnen zur Seite und greifen bei einzelnen Tätigkeiten unter die Arme. Beispielhaft unterstützen sie beim Aufbau einer verbesserten Kommunikationsstruktur.

Dabei ist zunächst klar, dass Spezialisten für Organisationsberatung in Kommunalverwaltungen in unterschiedlichen Rollen zum Einsatz kommen. Ein Beispiel ist die Rolle des Gutachters. Aber auch als Trainer, Moderator, Coach und Mediator. Als Experten kümmern sie sich um die sachliche, die emotionale, wie auch die soziale Ebene bei der Veränderung einer (Verwaltungs-) Organisation.

Nach der Analyse der Verwaltung oder des Bauhofes ist ein mögliches Ergebnis, dass viele Bereiche für die geplante digitale Transformation kaum oder  noch nicht ausreichend vorbereiter sind. Hieraus resultieren häufig verschiedene Change-Projekte. Beispielsweise ist es für die Organisationseinheit zunächst notwendig Entscheider oder Mitarbeiter weiterzubilden und diese in Fortbildungsschritten abzubilden. Häufig wird hier die Unterstützung verschiedener Teile der Organisation inklusive externem Sachverstand notwendig, um der Komplexität der Aufgabe gerecht zu werden.

Das Ergebnis: Über einen Zeitraum von zwei Jahren sind durch die kommunalen Organisationsberater und internen Projektteams alle etablierten Arbeitsabläufe des mittelgroßen Verwaltung auf den Prüfstand gestellt worden. Viele konnten bereits ersetzt werden, einige sind noch zu ersetzen. Parallel zu der Etablierung neuer Prozesse mussten  viele Mitarbeiter eine Fortbildung oder Umschulung absolvieren.