Wir optimieren Abläufe

Reduktion von Prozesszeiten und Kosten

Warum erheben wir Geschäftsprozesse?

Bei der Erhaltung der Handlungsflexibilität, sei es in der Verwaltung oder operativem Betrieb, ist einer der wichtigsten Hebel für die Effizienzsteigerung von Organisationen das systematische Management von Geschäftsprozessen. Hierzu dienen die Geschäftsprozessanalyse und die Geschäftsprozessoptimierung. Im Zuge der Geschäftsprozessoptimierung werden die Effizienzsteigerungspotenziale Ihrer Verwaltung insgesamt oder im ausgesuchten Untersuchungsraum gehoben. Gemeinsam werden Ihre Prozesse so optimiert, dass Informationen zukünftig besser fließen können, Verantwortlichkeiten, Schnittstellen und Aufgabengebiete klar definiert.

Das führt unter dem Strich zu einer deutlichen Reduktion von Prozesszeiten und Kosten sowie einer erhöhten Konzentration auf die eigentliche Wertschöpfung und Kernprozesse – auch in Ihrer Organisation. Zunächst erscheint es unerlässlich, eine strategische Priorisierung der Geschäftsprozesse vorzunehmen. Nicht alle Geschäftsprozesse tragen in gleicher Weise zum strategischen Erfolg bei. Dies wird erfahrungsgemäß bei vielen Projekten übersehen und man beginnt mit der Optimierung relativ nachrangiger Geschäftsprozesse.

Des Weiteren ist es notwendig den Zusammenhang zwischen den strategischen Kernkompetenzen und den wesentlichen Geschäftsprozessen Ihrer Organisation herzustellen, bevor Detailoptimierungen gestartet werden. Geschäftsprozesse sind ein exzellenter Hebel, um die strategischen Kompetenzen einer Organisation – also das, was man wirklich qualitativ und quantitativ leisten muss – dauerhaft im operativen Betrieb oder der Kommune zu verankern.

Was ist unter Geschäftsprozessanalyse und -optimierung zu verstehen?

Das Bündel von Aktivitäten und Aufgaben wird als Prozess definiert. Diese werden durch einen oder mehrere Inputs ausgelöst. Das Ende dieser Prozesskette hält ein werthaltiges Ergebnis bereit. Der Geschäftsprozess ist demnach auch auf die Kommune übertragbar. Der Geschäftsprozess ist die Abfolge der Aufgaben die zur Erstellung bspw. eines Verwaltungsaktes notwendig sind.

Dabei lassen sich die Prozesse in Kern-, Unterstützungs- und Führungsprozesse unterteilen. Die Beschreibung der Geschäftsprozesse soll die dahinterliegenden Strukturen sichtbar und messbar werden lassen. Über die Geschäftsprozessoptimierung (GPO) sollen sämtliche Aktivitäten und Entscheidungen, welche zur Verbesserung bestehender Geschäftsprozesse beitragen, entwickelt werden. Diese Optimierung ist insbesondere dann notwendig, insofern die bisherigen Abläufe durch Veränderungen, Irritationen in den Abläufen oder Wechseln der Prozessverantwortlichen ausgelöst werden. Sofern der Kommune bereits wesentliche KPIs vorliegen, könnten und sollten diese in die Betrachtung der bisherigen und zukünftigen Geschäftsprozesse einfließen.

Welche Ziele werden mit der Geschäftsprozessoptimierung verfolgt?

Dass sich die kommunale Welt rapide verändert ist unbestritten. Die immer stärker werdenden, auf die kommunale Ebene durchschlagenden Trends des demografischen Wandels und mit ihr einhergehende Verknappung von Personal in Qualität und Quantität, die Digitalisierung oder sich verändernde Kundenanforderungen sorgen dafür, dass die von den Kommunen abgefragten „Dienstleistungen“ ständig optimiert werden müssen. Dieser „Optimierungszwang“ hat Auswirkungen auf die kommunalen Aufbauorganisationen und ihrer Abläufe.
Statt „bloßer“ hierarchischer Abläufe kann eine Prozessorientierung etabliert werden. Diese basiert eben nicht mehr auf den strukturellen Markern von Über- und Unterordnung oder Funktion. Vielmehr sind die Organisation und die in ihr stattfindenden Prozessabläufe im Fokus.

Gerade diese Prozessabläufe haben einen unmittelbaren Einfluss auf die Kosten, Qualität und Durchlaufzeiten der einzelnen „Dienstleistung“ in der Verwaltung.

Im Ergebnis soll die Geschäftsprozessoptimierung dazu beitragen, dass Kosten sowie Durchlaufzeiten optimiert und die Qualität der Leistung verbessert werden. Um dieses Ergebnis zu erreichen, müssen strukturierte und standardisierte Prozesse entwickelt werden. Darüber hinaus sind alle Prozesse darauf auszurichten, dass diese zu einer Steigerung der organisatorischen Flexibilität, definierten Zuständigkeiten und einem verbesserten Verantwortungs- und Ergebnisbewusstsein in der gesamten Organisation beitragen.

Geschäftsprozessoptimierung – Von der Funktions- zur Prozessorientierung

Funktionsorientierung

  • Bereichsdenken
  • Viele Schnittstellen
  • Teiloptimum
  • Hoher Steuerungsaufwand

Prozessorientierung

  • Bereichsübergreifendes Denken
  • Schnittstellenreduzierung
  • Gesamtoptimum
  • Effiziente und effektive Abläufe

Die wichtigsten Leistungen auf einen Blick

Unternehmen
  • Konzeption des Projektablaufs, Identifikation und Priorisierung der vorrangigen Leistungsprozesse 
  • Strukturierte Aufnahme der ausgewählten Prozesslandschaft, Moderation von Workshops zur Prozessaufnahme, IST-Analyse und methodenbasiertes SOLL-Prozessdesign
  • Fundierte Aussage zur Prozessqualität und Beratung über Weiterentwicklungspotenziale u.a. auf Basis der Erfahrung aus anderen Organisationen
  • Überprüfung und Bewertung des Prozesses auf Sinnhaftigkeit, Prozessqualität, Anteil der Wertschöpfung etc.
  • Aufzeigen von Verbesserungsansätzen – um Prozesse selbst und auch von außen
Sie haben noch Fragen? Kontaktieren Sie uns und wir helfen Ihnen gerne weiter.

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Was ist unter Geschäftsprozessoptimierung zu verstehen?

Grundsätzlich ist ein Prozess als ein Bündel von Aktivitäten definiert, welches durch einen oder mehrere Inputs angestoßen werden und dem Kunden (im Fall der Kommune dem Bürger) als Ergebnis einen Wert bereitstellen.

Demnach ist ein Geschäftsprozess eine für die Verwaltung notwendige Verwaltungstätigkeit. Demnach ist ein Geschäftsprozess bezogen auf die kommunale Tätigkeit eine Abfolge mehrerer Tätigkeiten, die zur Erzeugung eines Verwaltungsaktes dienen oder einer gegnüber den Bürgern zu erbringende Dienstleistung beitragen. Ganz grundsätzlich lassen sich sämtliche verwaltungsinternen Prozesse in Kern-, Unterstützungs- und Führungsprozesse unterteilen. Im Rahmen des Geschäftsprozessansatz ist es möglich klare Zuständigkeiten mitsamt strukturierter Abläufe, einer messbaren Ergebnisverbesserung und einem gesteigerten Innovationsbewusstsein zu fördern.

In Ergänzung zur Erfassung der Geschäfsprozesserhebung umfasst die Geschäftsprozessoptimierung (GPO) sämtliche Aktivitäten und Entscheidungen, welche zur Verbesserung der bestehenden Geschäftsprozesse beitragen. Die Gründe für eine Geschäftsprozessoptimierung sind mannigfaltig, werden aber in der Regel durch veränderte IT-Umgebungen, hohe Verwaltungs- und Prozesskosten, lange Durchlaufzeiten, veränderte Prozessvorgaben oder eine Harmonisierung der Prozesslandschaften ausgelöst. Sofern klassische KPIs wie Qualität, Kosten oder Service im Fokus einer GPO innerhalb der Verwaltung oder des kommunalen Betriebes stehen, so sind mögliche Wechselwirkungen im Rahmen der Zielerreichung im Vorfeld zu besprechen und deren Auswirkungen notwendigerweise zwingend zu beachten. Beispielhaft ist es möglich, dass im Rahmen einer Optimierung der Qualität oder des Outputs mit steigenden Kosten verbunden ist.

Welche Ziele werden mit der Geschäftsprozessoptimierung verfolgt?

Entlang der Megatrends unserer Zeit, dem demgraphischen Wandel und der digitalen Transformation sind die mit diesen Trends einhergehenden Ressourcenverknappungen,ssich verändernde Kundenanforderungen und ein intensiverer Wettbewerb um Arbeitskräfte eine zunehmende Herausforderung für die Kommunen.

Diese (Mega)Trends sorgen dafür, dass Angebote und Dienstleistungen, (ja, diese gibt es auch in der Verwaltung) ständig optimiert werden müssen. Um den daraus resultierenden Anforderungen der Bürger, der Kommunalpolitik, den Entscheidern gerecht zu werden, kann eine Prozessorientierung etabliert werden, die nicht mehr auf der klassischen Denk- und Arbeitsstruktur basiert.

Weg von der Unterteilung in Hierarchien, hin zu einer Organisation die den Ablauf der Prozesse in den Fokus rückt und aus diesen neue klare Rollen verteilt.  Denn insbesondere diese Rollen haben einen unmittelbaren Einfluss auf die Kosten, Qualität und Durchlaufzeiten einer durch die Verwaltung erbrachten Dienstleistung oder eines Angebots.

Im Ergebnis soll die Geschäftsprozessoptimierung dazu beitragen, dass Kosten sowie Durchlaufzeiten optimiert und die Qualität der Leistung innerhalb des Verwaltungskörpers verbessert werden. Zur Zielerreichung  ist es notwendig strukturierte und standardisierte Prozesse zu entwickeln und zu implementieren. Parallel hierzu müssen sämtliche Prozesse zu einer Steigerung der organisatorischen Flexibilität, definierten Zuständigkeiten und einem verbesserten Verantwortungs- und Ergebnisbewusstsein bei den Beteiligten beitragen.

Über die Geschäftsprozessoptimierung sollen sämtliche zu optimierenden Prozesse zudem transparenter, eindeutiger, überschaubarer, schlanker und fehlerbereinigt aufgebaut werden. Dies stärkt die Transparenz und verdeutlicht den Mitarbeitern ihren direkten Anteil bei der Ihnen im Prozess zugeordenten Tätigkeit. Aus der Makroperspektive bedeutet das, dass sich die Geschäftsprozessoptimierung mit der beständigen Identifikation, Analyse und anschließenden Optimierung eines der zu untersuchenden Organisationseinheit zugeordneten Geschäftsprozesses befasst.